人事の悩み解決! 業務効率化とコスト削減を実現するアウトソーシングとは？

1. 人事アウトソーシングとは

人事アウトソーシングとは、人事部門の業務の一部または全部を外部の専門業者に委託することです。採用から給与計算、労務管理まで、幅広い人事業務をまとめて任せることができます。

具体的なアウトソース可能な主な業務内容は以下の通りです。

• 採用 – 人材の確保や選考、面接などの採用業務全般
• 給与計算 – 従業員の給与計算や源泉徴収税、社会保険料の算出
• 社会保険手続き – 健康保険、厚生年金保険などの社会保険の申請や手続き
• 労務管理 – 勤怠管理、休暇管理、就業規則の整備など
• 教育・研修 – 社員教育や各種研修の企画・実施
• 退職処理 – 退職手続きや退職金の計算、書類作成など

費用は、企業の規模や業界、必要なサービスの範囲によってさまざまですが、概ね以下のような水準になります。小規模企業では従業員1人あたり月額5,000円～1万円程度、中堅企業では1万円～2万円程度、大企業では1万5,000円～3万円程度が相場と言われています。

業務の範囲が広く高度な専門性が求められるケースほど、単価は高くなる傾向にあります。単に給与計算や社会保険手続きのみならず、採用支援や教育研修、労務管理まで包括的に行う場合は、さらに費用が嵩むことになります。

企業の実情に応じて、最適なサービス内容と価格帯を検討することが重要です。アウトソーシング先の実績や信頼性、提案内容なども勘案しながら、コストパフォーマンスの高い選択をすることが鍵となります。

2. 人事部門が抱える5つの課題

企業の人事部門が直面する主な課題は以下の5つです。
これらの課題を解決する手段として、人事アウトソーシングに注目が集まっています。

1. 人材不足
   • 優秀な人材の獲得が難しい
   • 離職率が高く、人材の定着が課題
2. 業務過多
   • 採用、労務管理、教育研修など、業務が多岐にわたる
   • 本来の人事戦略立案に時間を割けない
3. コスト管理
   • 人事部門の維持コストが高い
   • 人件費や教育費などが嵩む
4. 専門性不足
   • 人事業務に精通した人材が不足
   • 法改正への対応が難しい
5. 情報管理
   • 人事情報の機密性が高く、管理が煩雑
   • 情報セキュリティへの配慮が必要

3. 人事アウトソーシングのメリット

人事アウトソーシングを活用することで、企業は以下のようなメリットが期待できます。

• コスト削減
  人事部門の維持コストを削減できます。人件費や教育研修費、システム投資などが不要となるため、大幅なコスト削減が見込めます。
  
• 業務効率化
  採用、給与計算、労務管理など、人事部門の定型業務を外部に委託することで、社内リソースを有効活用できます。人事部門は本来の戦略立案や組織開発に注力できるようになります。
  
• 専門性の確保
  アウトソーシング先は人事業務に精通した専門家集団です。法改正への即応性や、最新の人事ノウハウを活用できるなど、高度な専門性を得られます。
  
• リスク管理の強化
  人事情報の管理や法令対応など、リスクマネジメントが強化されます。セキュリティ対策や労務管理の責任を委託先に移すことができるため、企業の負担が軽減されます。

このように、人事アウトソーシングを活用することで、コスト削減から業務効率化、リスク管理まで、さまざまな経営課題を解決できるのが大きな特徴です。

4. 人事アウトソーシングのデメリット

一方で、人事アウトソーシングにはいくつかのデメリットも存在します。

• 情報管理の難しさ
  人事情報は機密性が高いため、アウトソーシング先との情報共有や管理体制づくりが課題となります。
  
• サービス品質の低下
  アウトソーシング先の対応が不十分だと、業務の遅延や品質低下につながる可能性があります。
  
• 柔軟性の低下
  定型業務は外部委託するものの、臨機応変な対応が必要な業務は社内で対応せざるを得ないため、全体としての柔軟性が低下する恐れがあります。
  
• 自社との距離感
  アウトソーシング先との距離感から、社内の人事部門との連携が取りづらくなる懸念もあります。

このようなデメリットにも留意しつつ、適切な人事アウトソーシングの活用方法を検討する必要があります。

5. アウトソーシング先の選定ポイント

人事アウトソーシングを検討する際は、以下の5つのポイントを押さえましょう。

1. 企業規模やニーズに合ったサービスか
   • 自社の規模や人事部門の課題に合致したサービスを選定
   • 中小企業と大企業では求めるサービスの内容が異なる
   • 業界特有の人事課題にも対応できることが重要
     
2. 価格、実績、サポート体制は適切か
   • コストパフォーマンスはよいか、過去の実績はあるか
   • 専門的なサポート体制が整っているか
   • 単なる安価なサービスではなく、質の高いものを選ぶ
     
3. 情報管理体制は信頼できるか
   • 機密性の高い人事情報を適切に管理できるか
   • 個人情報保護やセキュリティ対策が十分であるか
   • 大規模な情報漏えい事故などのリスクが低いか
     
4. コミュニケーション力は高いか
   • アウトソーシング先との定期的な報告や相談ができるか
   • 自社の要望に素早く対応し、柔軟な対応ができるか
   • 単なる受託業務だけでなく、提案力やアドバイス力も重要
     
5. 柔軟性は確保できるか
   • 定型業務以外にも、臨機応変な対応が可能か
   • 自社の業務プロセスや制度変更にも柔軟に対応できるか
   • 単一のアウトソーシング先に過度に依存しない

これらのポイントを総合的に評価し、自社に最適なアウトソーシング先を見つけましょう。

6.フリーランス活用による人事アウトソーシングの代替案

人事アウトソーシングとは別に、フリーランスを活用する方法もあります。

フリーランスは、専門性の高い人材を必要に応じて柔軟に活用できるメリットがあります。人事部門の業務を外部のフリーランサーに委託することで、業務効率化やコスト削減が図れる場合があります。

ただし、情報管理やコミュニケーション面でのリスクには十分注意が必要です。フリーランス活用に当たっては、信頼できるパートナーの選定や、適切な管理体制の構築が重要になります。

人事アウトソーシングとフリーランス活用、それぞれのメリットとデメリットを理解し、自社の実情に合わせて最適な活用方法を検討しましょう。

7. よくある5つの質問

人事アウトソーシングを導入する際によく聞かれる質問をご紹介します。

Q1. 導入時の体制づくりはどうすればいいですか?

人事アウトソーシングの導入に際しては、アウトソーシング先との連携体制を事前に整備しましょう。自社の人事部門とアウトソーシング先の役割分担や、コミュニケーション方法などを明確にしておくことが重要です。

Q2. アウトソーシング先の管理・監督はどうすればいいですか?

定期的な進捗確認や、サービス品質のモニタリングが必要です。モニタリング項目を明確にし、PDCAサイクルを回すことで、適切な管理・監督が可能になります。

Q3. 自社の人事部門との連携はどうすればいいですか?

アウトソーシング先との連携だけでなく、自社の人事部門ともコミュニケーションを密に取ることが重要です。人事部門内での情報共有や、役割分担の見直しなどを適宜行いましょう。

Q4. 人事情報の管理はどうすればいいですか?

機密性の高い人事情報の管理には細心の注意が必要です。アウトソーシング先との情報共有ルールを明確にし、セキュリティ対策を徹底することが欠かせません。

Q5. コストはどのくらい節減できますか?

人事部門の運営コストは一般的に売上の1～3%程度と言われています。人事アウトソーシングを活用すれば、20～50%程度のコスト削減が見込めます。ただし、自社の規模や業態によって異なるため、個別に検討する必要があります。

これらの質問は人事アウトソーシングを検討する際によく寄せられるものです。理解を深めて、スムーズな導入につなげましょう。

まとめ

人事アウトソーシングを活用することで、企業は以下のような効果が期待できます。

• コスト削減：人件費や教育研修費などの削減
• 業務効率化：人事部門の本来業務への注力
• 専門性の確保：法令対応や人事ノウハウの活用
• リスク管理の強化：情報管理やコンプライアンスの強化

ただし、情報管理の難しさやサービス品質の低下などのデメリットにも留意が必要です。

適切なアウトソーシング先を選定し、自社の人事部門との連携体制を整備することが重要です。人事アウトソーシングを上手く活用すれば、企業の人事部門が抱える課題を解決し、業務を最適化することができるでしょう。また、フリーランス活用も人事アウトソーシングの代替案としてご検討ください。